En los últimos años, miles de empresas en Colombia y América Latina han invertido enormes recursos en licencias de Microsoft 365 con la esperanza de modernizar sus procesos, mejorar la productividad y “digitalizarse”. Sin embargo, gran parte de estas organizaciones vive una paradoja: pagan por un ecosistema poderoso, pero utilizan solo una fracción mínima de su potencial. En ese contexto, Copilot ha sido presentado como la gran promesa de la automatización y la inteligencia artificial empresarial.
No obstante, muchas compañías han caído en la trampa de creer que Copilot es, por sí solo, la solución mágica a todos sus problemas operativos.
Esta creencia ha generado un desaprovechamiento profundo y sistemático de la plataforma ofimática de Microsoft.
Las empresas esperan que Copilot resuelva ineficiencias históricas, automatice procesos complejos y transforme la cultura organizacional con un solo clic. Pero la realidad es distinta: Copilot es una herramienta de apoyo, no un motor de automatización integral.Sin una estrategia clara de procesos, sin comprensión de flujos de trabajo y sin herramientas complementarias, Copilot termina siendo apenas un asistente sofisticado para tareas puntuales como resumir correos, redactar documentos o generar ideas.
Mientras tanto, justo debajo de esta superficie, existe un verdadero tesoro tecnológico que muchas empresas ignoran: Power Automate, tanto en su versión de nube como de escritorio.
Esta herramienta, incluida en la mayoría de planes de Microsoft 365, permite crear automatizaciones sin necesidad de ser programador experto.
- Con Power Automate Nube, las organizaciones pueden conectar aplicaciones, mover datos entre sistemas, enviar notificaciones automáticas, gestionar aprobaciones y construir flujos de trabajo que eliminan tareas repetitivas y manuales.
- Con Power Automate Escritorio, es posible automatizar incluso procesos que ocurren dentro de aplicaciones que no tienen API, replicando acciones humanas como clics, digitación y extracción de información.
- Paradójicamente, muchas empresas gastan miles de dólares en consultorías externas o desarrollos personalizados cuando ya cuentan con una herramienta capaz de resolver gran parte de sus necesidades operativas.
- Power Automate es ese recurso oculto que permanece infrautilizado: un diamante en bruto dentro del ecosistema Microsoft que pocas organizaciones han aprendido a explotar estratégicamente.
En este escenario ha sido clave el trabajo de formación y acompañamiento de expertos en automatización e inteligencia artificial aplicada a los negocios.
Durante más de seis meses, el docente y consultor Julián Castiblanco, profesor del Politécnico Grancolombiano , ha liderado procesos de capacitación con empresas pertenecientes a la Asociación Colombiana de BPO en el marco de un proyecto con el SENA. Su enfoque no ha sido vender tecnología por moda, sino enseñar a pensar los procesos desde la lógica de la automatización.
JulianCastiblanco,autor de libros sobre Marketing y múltiples artículos sobre Inteligencia Artificial de la empresa ImkGlobal – Ingenieros de Marketing y Cofundador de la Fundación Fundación IA para todos – IA4ALL.org , ha demostrado que la transformación digital no comienza con herramientas costosas, sino con mentalidad, metodología y aprendizaje práctico. A través de talleres, asesorías y ejercicios reales con empresas de BPO, ha guiado a líderes y equipos operativos para descubrir el verdadero potencial de Power Automate. Muchas de estas organizaciones, que inicialmente solo veían Microsoft como “Word, Excel y Outlook”, han empezado a comprender que cuentan con una plataforma robusta para rediseñar su forma de trabajar.
En estas sesiones, los participantes han aprendido a construir automatizaciones sencillas pero de alto impacto:
- Extracción automática de información de correos,
- Integración entre formularios y bases de datos,
- Generación de reportes en tiempo real,
- Envío de alertas automáticas a supervisores
- y eliminación de tareas repetitivas que antes consumían horas de trabajo humano.
Estos primeros logros han sido fundamentales para cambiar la percepción sobre la tecnología dentro de las empresas.
Más importante aún, este proceso ha abierto la puerta a un camino más avanzado. Las compañías han empezado a visualizar un futuro donde la automatización no es un proyecto aislado, sino parte de su estrategia de operación.
Power Automate se convierte así en el primer escalón hacia ecosistemas más complejos de automatización inteligente, integración de datos y uso responsable de la inteligencia artificial.
El mensaje central es claro: Copilot no es la solución definitiva a los problemas de productividad empresarial. Es una herramienta valiosa, sí, pero incompleta si no se combina con plataformas como Power Automate. Las empresas que realmente quieren transformarse deben dejar de buscar soluciones mágicas y empezar a explorar el potencial oculto de las herramientas que ya poseen.
Gracias al trabajo de docentes como Julián Castiblanco y al apoyo institucional del SENA y BPRO, cada vez más organizaciones están despertando a esta realidad. La automatización ya no es un lujo de grandes corporaciones, sino una necesidad para cualquier empresa que quiera ser competitiva, eficiente y sostenible en la era digital.
El verdadero cambio no vendrá de esperar que la inteligencia artificial haga todo por nosotros, sino de aprender a diseñar procesos inteligentes, aprovechar las herramientas disponibles y construir una cultura organizacional orientada a la innovación. Power Automate, ese tesoro desconocido dentro de Microsoft, puede ser el punto de partida para esta revolución silenciosa pero poderosa en el mundo empresaria
Mejorado con ChatGPT a partir de experiencias de JulianCastiblanco.com como PROFE
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